Hilfreiche Ratschläge

Funktionen für die Organisation von Konferenzen

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Auf der Konferenz können Sie Personen, die Vertreter einer bestimmten Gruppe oder Community sind, zusammenbringen, um interessante Themen zu diskutieren und Erfahrungen auszutauschen.

Die Organisation der Konferenz erfolgt in der Regel durch eine engagierte Person oder Agentur, zu deren Aufgaben die professionelle Organisation der Konferenz gehört, die die notwendigen Anforderungen und Ziele der geplanten Konferenz erfüllen muss.

Das Format eines solchen Ereignisses als Konferenz ist in der modernen Welt nichts Neues, ähnliche Ereignisse fanden lange vor unserer Zeit statt. Bisher konnten nur städtische Adlige, Philosophen und Wissenschaftler an solchen Veranstaltungen teilnehmen. Jetzt kann jeder als Zuschauer und Redner an der Konferenz teilnehmen.

Konferenzvorbereitungen

Nachdem das Thema der Konferenz definiert und die Zielgruppe bekannt ist, müssen Sie sich dem Prozess der Vorbereitung der Veranstaltung nähern. Dieser Vorgang kann je nach Umfang der Veranstaltung und Komplexität des Themas mehrere Monate bis zu einem Jahr dauern. Wenn Sie beispielsweise eine wissenschaftliche Konferenz organisieren möchten, müssen Sie wissen, dass die Referenten umfangreiches wissenschaftliches Material vorbereiten müssen, und es ist sogar möglich, eine Art wissenschaftliche Forschung durchzuführen, über deren Ergebnisse sie auf der Konferenz berichten.


Die professionelle Organisation der Konferenz erfordert den Organisator von Erfahrung und exzellenten Branchenkenntnissen bei der Organisation dieses Veranstaltungsformats, da jeder Fehler die Veranstaltung ruinieren kann und viel kostet. In der Tat gehen viele Veranstaltungen zu solchen Veranstaltungen, und es ist besser, nicht so viele Menschen zu enttäuschen, da der Ruf sowohl vom Veranstalter als auch von den Referenten sehr schnell untergraben werden kann.

Wie kann man eine Konferenz professionell organisieren?

Entwicklung des Konferenzprogramms

Die Entwicklung des Konferenzprogramms beinhaltet eine detaillierte Untersuchung des Programms für jeden Konferenztag sowie die Auswahl der Teilnehmer. Entsprechend dem Konferenzthema werden die Zusammensetzung der Referenten festgelegt, die Kommunikationswege mit den einzelnen Teilnehmern festgelegt und die Teilnahmebedingungen für die Konferenz mitgeteilt. Denken Sie daran, dass die Vorbereitung einer Konferenz für einen Redner Zeitverschwendung ist. Überlegen Sie sich daher im Voraus, welchen Nutzen der Redner durch das Reden auf der Konferenz hat. Der Nutzen kann entweder materieller oder anderer Art sein. Wenn Ihre Konferenz ein nicht kommerzielles Format hat, müssen Sie in diesem Fall jedem Redner während der Vorbereitung der Konferenz sowie nach der Konferenz maximale Unterstützung für Informationen bieten.

Eine detaillierte Untersuchung des Programms an jedem Konferenztag umfasst:

  • Ausarbeitung des Zeitplans für die Konferenztage - was passiert in den einzelnen Zeiträumen?
  • Festlegen der Redezeit für jeden Redner und Erstellen einer Broschüre für jeden Konferenzteilnehmer,
  • obligatorische einbeziehung von pausen, kommunikation zwischen teilnehmern und snacks. Wenn die Konferenz den ganzen Tag dauert, müssen Sie darauf achten, dass alle Konferenzteilnehmer mit Essen versorgt werden: Kaffeepausen, Mittagessen.

Entwicklung eines Konferenzpromotionsplans

Die Entwicklung eines Konferenzwerbungsplans sollte von einem Vermarkter durchgeführt werden, dessen Aufgabe es ist, die Zielgruppe über die geplante Konferenz zu informieren. Wenn die Konferenz großflächig ist, sollten Sie die Unterstützung der Medien in Anspruch nehmen, hier können Sie einen PR-Manager mit Media Relations verbinden.

Der Vermarkter muss über eine Strategie zur Bewerbung der Veranstaltung nachdenken, um möglichst viele Menschen aus der Zielgruppe anzulocken.

In der Werbung für die Konferenz können Sie sowohl Standard-Marketingmethoden verbinden - Offline-Marketing-Tools als auch Internet-Marketing-Tools. Wenn Sie Internet-Marketing-Tools verwenden, können Sie die Zielgruppe viel genauer ansprechen, was Werbekosten erheblich einspart.

Wenn die Teilnahme an der Konferenz bezahlt ist, können Sie Tickets für die Teilnahme vorverkaufen. Sie können beispielsweise einen Rabatt für die vollständige Zahlung der Konferenzteilnahme vor einem bestimmten Datum angeben. Rabatte können so verwaltet werden, dass der Rabatt kleiner wird, je näher der Veranstaltungstermin rückt - dies hilft, einen großen Teil der Tickets lange vor dem Konferenztag zu verkaufen.

Technische Organisation

Die technische Organisation der Konferenz ist fast der entscheidende Punkt, da ein Erfolg ohne professionelle technische Unterstützung der Veranstaltung unwahrscheinlich ist.

Was ist darin enthalten:

  • Auswahl des Tagungsortes. Hier muss man sich an der geplanten Teilnehmerzahl orientieren, da dies sehr, sehr wichtig ist. Jeder Teilnehmer der Konferenz sollte bequem sitzen, zuschauen und zuhören. Daher sollten Sie Ihre Fähigkeiten sorgfältig kalkulieren,
  • Catering auf der Konferenz. Bei der Planung des Zeitplans für jeden Konferenztag ist es wichtig, den Essenspausen - Kaffeepausen, Mittagessen oder sogar Abendessen - besondere Aufmerksamkeit zu widmen. Zu diesem Zweck ist ein spezieller Raum hervorzuheben, in dem Tische mit Essen im Voraus zubereitet werden, sowie Kellner zum Servieren von Getränken. Um das Mittagessen zu organisieren, sollte das Gebäude natürlich einen Speisesaal oder ein Café haben, in dem warme Mahlzeiten organisiert werden. Damit jeder Teilnehmer den Speisesaal betreten kann, müssen Sie personalisierte Essensgutscheine vorbereiten, die bei der Anmeldung für die Konferenz ausgestellt werden.
  • technische Ausstattung für die Konferenz. In diesem Fall lohnt es sich, sich an ein spezialisiertes Unternehmen zu wenden, das sich mit der Vermietung von Ausrüstung für geschäftliche Veranstaltungen befasst.

Welche Ausrüstung wird benötigt:

Bei Rentforall können Sie eine Mietlösung für die Organisation einer Konferenz in Moskau bestellen, die es Ihnen ermöglicht, bei der Veranstaltung für professionellen Sound und Licht zu sorgen.

  • Handout. Es kann Broschüren mit dem Konferenzprogramm, visuelle Hilfsmittel, ein Notizbuch zum Schreiben mit einem Stift, eine Mappe sowie Werbematerial für Konferenzsponsoren enthalten. Alle Handouts sollten von guter Qualität sein und in einem einzigen Unternehmensstil der Konferenz erstellt werden.

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